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A pesar de haber tenido algún que otro contacto con el sector farmacéutico, no es hasta el momento en el que empecé a ejercer como directora financiera y de compras del Grupo Farmacia I+ cuando comencé a tomar conciencia real de todo el trabajo que hay tras el mostrador y las personas que atienden en una farmacia.
Por Ana Sánchez Sierras, directora Financiera y de Compras Farmacias I+
Hablar de las funciones de un director financiero es hacerlo de un sinfín de tareas y responsabilidades, cuyo engranaje perfecto no ha de pasar desapercibido para el buen funcionamiento de toda compañía: participación y apoyo en la estrategia de la propia corporación; planificación económico-financiera; análisis de inversiones; fuentes de financiación; reporte de información económico-financiera; planificación de la fiscalidad; gestión de la tesorería… Después de casi una década en contacto directo con titulares de farmacias he observado que hablar de la tesorería es abrir un debate sobre el que rápidamente muchas son las voces que se apresuran a opinar. La gestión del cash o el control de la tesorería es, sin duda alguna, una de las herramientas financieras que debería estar presente en todas las farmacias. Y es que numerosísimas han sido las veces que, a lo largo de estos años, un titular se ha acercado a mí para decirme una frase que, sin lugar a dudas, merece, cuanto mejor, una pequeña reflexión: “mi asesor me ha dicho que he ganado x, pero no sé dónde está el dinero”. Para poder responder esta pregunta, es importante:
- Realizar una gestión y control de la tesorería.
- Distinguir entre cuenta de resultado y saldo de tesorería o liquidez.
- Realizar un cuadro de financiación o EOAF.
Centrémonos en la función de la gestión y control de la tesorería. La gestión y control de tesorería no es más que una previsión a corto plazo de los pagos y cobros que la farmacia va a tener; teniendo así constancia del saldo que va a tener siempre en su cuenta bancaria.
¿Por qué es importante para una farmacia tener controlada la tesorería?
- Conocer con antelación si va a poder hacer frente a todos los pagos pendientes día a día.
- Evitar gastos financieros.
- Tomar conciencia de las necesidades financieras que tiene, en el caso de que así sea.
- Mejorar la toma de decisiones en actuaciones futuras.
En definitiva, si una farmacia consigue tener controlada la tesorería va a contar con información adelantada sobre lo que va a ocurrir en su negocio, algo que va a permitir que el titular pueda tomar decisiones con antelación a que ocurra una falta de liquidez; que no pueda pagar a los laboratorios, a otros proveedores e incluso a los miembros de su propio equipo.
Es imprescindible analizar esta información de la manera más correcta y minuciosa posible. El primer paso es comprobar si existen o no desfases entre los pagos y los cobros. A veces con un ajuste entre el PMP (periodo medio de pago) y PMC (periodo medio de cobro) es suficiente para que nuestra tesorería mejore considerablemente. También hay que ver si pueden eliminarse algunos de los pagos que existen, porque realmente no sean necesarios o imprescindibles para el buen funcionamiento de la farmacia.
La elaboración del control de tesorería se puede realizar con Excel, a través de una sencilla tabla en la que irán apareciendo los importes acumulados pendientes de pago, así como los cobros previstos a ingresar en ese mismo período.
Para relacionar los pagos a realizar es importante que, al registrar una factura, no se nos escapen datos tan necesarios de conocer como el número de factura; importes; proveedor; y fecha de vencimiento. De esta manera, siempre podremos extraer los importes acumulados de los pagos que tengan que realizarse en un período de tiempo concreto.
Para los ingresos, por su parte, tiraremos de históricos, poniendo el acumulado por meses, con un incremento o decremento porcentual, según se estime conveniente en cada caso.
A continuación, esta tabla serviría como un ejemplo claro de una previsión de tesorería mensual:
Apostar por un formato sencillo, nos va a permitir comprobar, de un simple vistazo, en qué meses existen problemas de tesorería, posibilitándonos, al mismo tiempo, hacer frente a problemas de liquidez que pudieran hacer su aparición en meses futuros. Eso sí, sea cual sea la manera en la que se decida presentar los datos, hemos de ser plenamente conscientes de que ésta ha de ser revisada y controlada periódicamente. Hablamos de una herramienta viva con la que podamos anticiparnos a cualquier realidad. ¡No perdamos tiempo y empecemos a actuar ya!