Cuando queda poco para que termine el año, me sigue sorprendiendo enormemente ver cómo, una vez más, la mayoría de las farmacias siguen yendo “a la aventura” y no saben aún cómo van a desarrollar los próximos meses en su negocio.
Por Mª Carmen Sáez, farmacéutica y fundadora de impulsatufarmacia.com
Consecuencias (in)-esperadas de un viaje a la aventura
No sé si alguna vez has ido de vacaciones “a la aventura”. Pensar más o menos en un destino, hacer las maletas y coger el coche. Sin más. Está muy bien, yo lo he hecho en alguna ocasión, pero tiene consecuencias. Como no sabes el tiempo que va a hacer, preparas una maleta con un poco de todo y te acabas dejando siempre algo y no usando la mayor parte de la ropa. Puedes encontrar hotel al llegar o no, y el único que esté disponible puede salirse de presupuesto. Y claro, hay que dormir en algún sitio y pagas una pensión a precio de cinco estrellas.
No sabes dónde vas a parar, así que comes donde te dan las dos y tu estómago (y tu bolsillo) tienen que estar preparados para dos estrellas Michelin y para la fritanga más grasienta. Eso de “contigo pan y cebolla” no siempre funciona, y la tensión se puede disparar cuando el estómago ruge o el sol aprieta. Como ves, no planificar te puede llevar a un lugar idílico en una montaña escondida o a la desesperación con los niños gritando en el asiento de atrás del coche.
Al final, el éxito de unas vacaciones “a la aventura” depende, casi a partes iguales, de la suerte, de la capacidad en llegar antes que otros viajeros, de tu facilidad de adaptación (o de resignación) y de un presupuesto que siempre es mucho mayor que el que habrías gastado si tuvieras todo organizado.
Y eso que es tan evidente en los viajes, no se suele tener en cuenta en los negocios. Si planificas puedes controlar el punto de salida y el destino, los recursos necesarios, el presupuesto, la satisfacción del cliente y del equipo durante el viaje y, por supuesto, podrás prepararte para los imprevistos, adaptarte y alcanzar la rentabilidad que deseabas.
Si es tu caso, esta guía te va a ayudar a dar los primeros pasos para que el año que viene estés preparado para lo que venga. Ya te adelanto que necesitarás un tiempo de preparación, pero se puede conseguir y te garantizo que merece la pena porque los resultados en rentabilidad y en tranquilidad son espectaculares. Aquí tienes los pasos principales. Si quieres la guía completa con plantillas descargables en pdf, entra en www.impulsatufarmacia.com/guia-plan y te la enviaré por mail.
1.- Análisis. El punto de partida.
Para organizar cualquier viaje hay que conocer perfectamente cual es la realidad de la que partes. Esto te permitirá entender los recursos con los que cuentas, tener claridad, evitar sorpresas y poder ajustar el presupuesto incluso ante posibles imprevistos. En tu farmacia las áreas que debes analizar son:
- Financiera. Aquí recopila todo lo que tenga que ver con el dinero que tienes, el que debes y el que esperas obtener. Tesorería, deudas a terceros, vencimientos futuros, capacidad de endeudamiento, previsiones de ventas…
- Cliente. Quién es, cómo es, qué necesidades tiene, su capacidad de compra, sus gustos, los problemas de salud más prevalentes en la zona, el cliente que ya tienes (real) y el que te gustaría tener (potencial), los posibles cambios demográficos en tu zona…
- Surtido. Qué tienes en este momento en tus estanterías y en tu almacén, qué rota y qué no, qué necesita tu cliente real y potencial, tu conocimiento y el de tu equipo sobre ese surtido, novedades que quieres introducir, tu nivel de faltas…
- Procesos. Cómo se desarrollan las actividades diarias en tu farmacia, los protocolos de dispensación, almacén, gestión contable, limpieza… Qué funciona bien y qué tienes que mejorar.
- Aprendizaje. Qué áreas se necesitan desarrollar, si tienes capacidad para hacer formación interna o no, qué intereses tienen tus colaboradores que podrías potenciar, quién te proporciona actualmente la formación…
- Otras. Incluye aquí otros datos relevantes que no encajan en las áreas anteriores.
Recoge todo esto por escrito porque los necesitarás para los siguientes pasos.
2.- Objetivos. Dónde quiero llegar.
Es obvio que tener claro el punto de llegada de un viaje te va a permitir decidir la ruta que desees. Puede ser la más rápida, la más interesante o la más segura. Si no sabes dónde quieres llegar, tus recursos y energía corren el peligro de estar invirtiéndose en una dirección que no te interesa. Los objetivos, para ser útiles, tienen que cumplir la regla SMART.
S – Specific – Específico. Muy concretos, para que puedas afinar muy bien.
M – Measurable – Medible. Para que puedas conocer su evolución.
A – Attinable – Alcanzable. No hablamos de deseos, sino de algo que puedes llegar a conseguir.
R – Relevant – Relevante. Tienen que tener un impacto en tu empresa.
T – Timeable – Acotado en el tiempo. Para que no se alargue hasta el infinito.
Así, en cada una de las áreas que has analizado, define el punto al que te gustaría llegar. Si quieres mejorar tu facturación, el objetivo podría ser aumentar las ventas en x euros en venta libre a final de año. Hazlo así por escrito con todas las áreas, lo necesitarás para el siguiente paso.
3.- Prioridades. Qué voy a hacer primero.
¿Qué objetivos son más relevantes en este momento para tu negocio? No puedes abarcar todo, nadie puede. Decídete por un máximo de tres en cada una de las áreas. Cuando los hayas alcanzado podrás abordar el resto. Te pueden parecer pocos ahora, pero cuando sigas avanzando verás por qué te recomiendo elegir un máximo de tres.
4.- Estrategias. Cómo voy a llegar.
Elige el medio mediante el cual alcanzarás tus objetivos. Siguiendo con los viajes, no es igual ir en avión que en coche o elegir la ruta más rápida o la de los paisajes más interesantes. Esto dependerá de cual sea tu posición inicial frente a ese objetivo. En este punto te será de gran utilidad el método GROW. Goal – Reality – Options & obstacles – Will (Meta – Realidad – Opciones y Obstáculos – Compromisos). Lo puedes ver en el número de julio de 2019.
Elige una estrategia para lograr cada objetivo. Por ejemplo, para aumentar tus ventas apostarás por la categoría de ortopedia. Ponlo en papel. Lo necesitarás para el siguiente paso.
5.- El plan. Los pasos del camino.
Ya sabemos de dónde partimos, dónde queremos ir y cómo vamos a llegar. Ahora toca definir los pasos, las paradas del camino. Esto facilitará poder abordarlo con mayores garantías, con tiempo y recursos para enfrentarse a todo lo que necesitas. Sin un plan sobre un calendario es muy fácil que se acumulen tareas y que no seas capaz de hacer frente a todo el trabajo.
Ahora toca dividir cada objetivo en los hitos intermedios para lograrlo.
Para el ejemplo de aumentar las ventas en ortopedia, habría que poner cada mes cuál será el aumento. Probablemente el objetivo parcial sea cero en los primeros meses porque te dedicarás a “preparar el terreno” con la formación, selección del surtido y la elaboración de la campaña de marketing y por eso el aumento de ventas se concentrará en los 6 últimos meses del año.
Pon todo esto en un calendario. Así con todos los objetivos. Como podrás comprobar, es fácil que caigan muchas tareas en un mismo mes. Por eso te dije que eligieras pocos objetivos. Tendrás que ajustar hasta conseguir un número asumible de hitos mensuales. Ya tienes tu plan anual. Pero esto no es todo.
6.- Contingencias. Prepárate para lo que venga.
Siempre ha habido imprevistos, pero en estos últimos años hemos aprendido que todo puede cambiar de un día para otro. Mi consejo es que hagas un análisis de escenarios y que tengas estrategias y planes alternativos. Al menos, esbozados. Esto te permitirá tener cintura para adaptarte con rapidez. Imagina el mejor de los escenarios, el más probable y el peor. Y pon sobre el papel qué darías en cada caso. Por ejemplo, para el objetivo de aumento de ventas, si, por la circunstancia que sea no puedes hacer formaciones a tu equipo, o el colaborador que te iba a ayudar en ortopedia tiene una baja inesperada, tu objetivo no deja de ser relevante. Sigues necesitando alcanzar ese aumento de ventas.
¿Qué vas a hacer?
Pues una alternativa puede ser contar con un socio comercial que te proporcione el servicio de manera externa. No es lo más rentable, pero te ayuda a no desviarte demasiado del objetivo. Siempre hay imprevistos. Por eso tu plan no puede estar grabado en piedra. Debe ser flexible. Claro y concreto pero flexible. Añade en tu calendario revisiones trimestrales y mensuales. Medir, ver las desviaciones y ajustar. Ahora sí que tienes un plan que te pillará preparado para lo que venga. Invertir tiempo para ganar tiempo y seguridad.
Tú decides. Seguir “a la aventura” o planificar el viaje. Si quieres esta guía con las plantillas en pdf, entra en www.impulsatufarmacia.com/guia-plan y te la enviaré por mail.
