Gestión de almacén, el gran olvidado

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Está en el centro, entre compras y ventas, sufre las tensiones de ambas, pero, generalmente, tiene poco que decir. Sin embargo, el responsable de almacén es el que podrá determinar con mayor precisión cuál es el flujo de los productos para indicar a compras la necesidad de adquisición o a ventas la de rotación. De la gestión de almacén depende una de las mayores inversiones de la farmacia: las existencias.

Por Mª Carmen Sáez creadora de impulsatufarmacia.com

Si funciona correctamente, el cliente tiene lo que necesita

Otra cosa es que en el mostrador el equipo sea capaz de cerrar la venta o no. Pero, cuando un cliente acude a la farmacia a buscar un producto, necesita disponer de él en la cantidad necesaria, en el momento deseado, con la calidad conveniente para emplearlo y, además, al precio más económico posible. Y todo esto pasa por el almacén. Está en el centro de la tormenta.

Hemos pasado de un modelo en el que el almacén solo tenía una función operativa, a otro más eficiente en el que es parte de la estrategia del negocio.

  • Comunicación con compras para solicitar nuevos pedidos.
  • Colocación adecuada del producto para ser encontrado fácilmente (¿Cuántas veces dice el ordenador que hay algo, pero no aparece en su sitio?).
  • Productos en fecha de caducidad y con el packagin perfecto.
  • Información a compras y a ventas de la rotación por patología para que ellos puedan o bien comprar con mejores condiciones o dar salida a los que se van quedando obsoletos.

No hay compartimentos estancos. El trabajo fluye

El objetivo último de la farmacia es la satisfacción del cliente/paciente. En este contexto, todos los procedimientos y tareas, tienen que ir enfocados hacia él. El cliente adquiere su producto en mostrador (departamento de ventas). Para que el artículo llegue allí, o bien viene del almacenaje interior o se encuentra al alcance de su mano. En ambos casos, resulta de una reposición que pasó por el responsable de almacén que lo colocó y de el de compras que lo pidió.

¿Y por qué se solicitó? Porque se vio en almacén o en mostrador que no había existencias ante una demanda por parte de los clientes. Porque, no olvidemos, que el que empieza todo este baile es un cliente que tiene una necesidad que debe ser cubierta por tus productos o servicios. Es el centro de tu actividad.

Gestión de almacén optimizada, todo el negocio sale ganando

Una gestión eficaz de almacén permite:

  • Reducir las tareas administrativas que recaen sobre el titular.
  • Agilizar la colocación de los pedidos dejando más tiempo y espacio para otras actividades y tareas.
  • Ajustar los stocks para mejorar la rotación y la rentabilidad de las inversiones en producto.
  • Planificar las compras y disminuir las faltas por desabastecimiento interno.
  • Disminuir las pérdidas por caducidades o deterioro.
  • Optimizar el uso del espacio disponible.
  • Mejorar el nivel de servicio y la atención al cliente.

El responsable de almacén debe tener, por consiguiente, tanto capacidad analítica como organizativa. Y requiere de una formación específica para los empleados que se encarguen de él. La farmacia media tiene dos o tres colaboradores como mucho. Por eso, todas o parte de estas funciones suelen recaer en la misma persona. A pesar de ello, hay que darle la importancia que se merece, tanto al almacén como a los procesos que dependen de él ya que, como hemos visto, es una pieza fundamental del engranaje del negocio.

Mucho más que colocar el pedido

En este escenario en el que todas las áreas de la farmacia están interrelacionadas, el responsable del almacén es el nexo de unión entre compras, ventas y administración. Entre sus tareas destacan:

  • Orden y limpieza del almacén (incluyendo la nevera).
  • Control de temperaturas.
  • Recepción, colocación y entrada de pedidos.
  • Análisis ABCD para coordinar con compras y ventas.
  • Actualización de máximos y mínimos de los productos en el sistema informático.
  • Gestión de encargos de clientes.
  • Comunicación de faltas y desabastecimientos externos a gerencia y seguimiento de los mismos.
  • Búsqueda de soluciones y alternativas a las faltas.
  • Coordinación con ventas y gestores de categoría para atender a las demandas de los productos solicitados.
  • Actualización de parámetros de proveedores en el sistema informático.
  • Control de caducidades.
  • Gestión de devoluciones y abonos.

Y muchas más. Viendo esto… ¿aún alguien tiene dudas sobre la importancia de la formación específica en esta área?

Muchos almacenes para un solo cliente

Para facilitar el depósito de los productos y conseguir que lleguen al cliente de la manera más eficaz manteniendo una rentabilidad óptima para la empresa, la farmacia cuenta con diferentes sistemas de almacenaje.

Vamos a revisar los principales lugares dónde se pueden conservar los productos.

  • El área de ventas. La exposición exterior, la que está a la vista o al alcance del cliente, tiene que estar al servicio de varios objetivos: mejorar la venta pasiva, facilitar el consejo del equipo, facilitar la localización de los productos, crear una imagen de coherencia y de marca… Allí solo deben situarse los productos que se desea vender y que cumplan con los objetivos anteriores. Aunque, evidentemente el área de ventas también sirve de reserva y almacén de los productos de la farmacia, para los artículos de baja rotación, que no estén en las prioridades de venta o que no cumplan con los requerimientos estéticos de la empresa, tenemos el almacenaje interior.
  • Almacén interior. Cajoneras, estanterías, robot. Diferentes herramientas para tener fácil y rápido acceso a los productos en el momento de la venta, para simplificar la colocación cuando se recepciona y para optimizar la inversión en surtido.
  • Almacenes externos propios. Si el volumen de ventas lo requiere, disponer de un almacén externo a la farmacia se hará necesario para dar cobertura a los requerimientos de mostrador en tiempo y forma. Así se mantiene el equilibrio entre el nivel de servicio deseado y la rentabilidad en las compras. Tener un almacén externo implica, además de cumplir con la normativa correspondiente, contar con un sistema de reaprovisionamiento interno eficiente.
  • Almacenes virtuales. La distribución pone al servicio de la farmacia sus propios almacenes, de tal manera que los pedidos directos no son recibidos de una vez sino por goteo en el pedido diario. También existen centros logísticos y grupos de compras que facilitan una gestión similar desde el punto de vista del almacenaje. Esto permite mejorar la rotación de los productos y concentrar en un único acreedor la facturación de varios proveedores, facilitando así la gestión administrativa. Es el responsable de almacén el que tiene que revisar el estado de estos contenedores virtuales y notificar a compras la necesidad de reaprovisionamiento. Los costes derivados del servicio suelen compensar los beneficios recibidos con su uso.
  • Entrega diferida. Se suele utilizar para pedidos directos muy voluminosos, generalmente de temporada o campaña. Hay que evaluar en este momento las condiciones comerciales ofrecidas por el proveedor, la demanda prevista y el espacio disponible para el almacenaje. Se puede negociar con el laboratorio entonces, una entrega parcial en fechas aplazadas, de tal manera que el producto se haya vendido antes de recibir la siguiente entrega. Idealmente, si la demanda es diferente a la esperada, se podrá adelantar o retrasar la recepción del pedido, aunque esto no siempre es posible. Será en este caso el responsable de almacén el encargado de controlar este flujo para permitir a ventas un abastecimiento adecuado.

Personal formado y correctamente incentivado

Como hemos visto, la labor actual del responsable de almacén excede en mucho la mera colocación de pedidos. Es necesaria, por tanto, la formación del personal y, por supuesto, una retribución acorde con sus responsabilidades.

Es un error muy frecuente en farmacia, implementar un sistema de incentivos básico que premia la labor en las ventas, dejando de lado a aquellos sobre los que recae la responsabilidad del back office. Disponer del producto adecuado, en el momento preciso y en cantidad suficiente permite una venta exitosa.

Pongamos en valor este puesto clave en la farmacia haciéndoles, también, partícipes de los beneficios de los incentivos. Si tienes alguna duda, consulta o sugerencia, escríbeme a mcsaez@impulsatufarmacia.com. Siempre contesto.

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